Der Geschäftsbrief – Muster & Vorlage
Die professionelle Vorlage für den Geschäftsbrief nach DIN 5008 – alle Bestandteile erklärt.
Geschäftsbriefe repräsentieren Unternehmen und sind ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Außendarstellung. Hierzulande existiert eine Norm, die ein Regelwerk zum optischen Erscheinungsbild eines Geschäftsbriefes definiert. Dieses Regelwerk ist in der DIN 5008 erfasst und umfasst Abstände, Optik, Informationen zum Absender und Empfänger, Anrede und Briefende (Fußzeile) sowie Schreibregeln und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Geschäftsbriefe sollten sich unbedingt an dieses Regelwerk halten.
Beispiel Geschäftsbrief nach DIN 5008
Ein korrekter Geschäftsbrief nach dem Regelwerk der DIN 5008 setzt sich aus mehreren klar definierten Bestandteilen zusammen. Die einzelnen Elemente sind im Folgenden erläutert.
Absenderadresse
Absenderadresse und Briefkopf werden zentral verwaltet und sind für alle Briefe und Vorlagen gültig. Änderungen sind so in wenigen Minuten unternehmensweit aktiv. Der Briefkopf enthält Name des Unternehmens, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. das Firmenlogo.
Bezugszeile
Die Bezugszeile wird 8,4 mm unterhalb des Anschriftfelds gesetzt und enthält wichtige Angaben zum Vorgang. Auch gilt es, die Reihenfolge (von links nach rechts) bei den sogenannten Leitwörtern (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen und „Datum") einzuhalten.
Falzmarken
Die Falzmarken sind eine Hilfsmarkierung zum korrekten Falten des Briefes. Dabei wird der untere Teil so heraufgefaltet, dass die Blattunterkante auf die obere Marke trifft, dann wird an dieser Stelle noch einmal gefaltet. Das so gefaltete Schreiben ist 105 mm hoch, sodass es genau in einen DL-Briefumschlag passt.
Lochmarken
Die Lochmarke dient der Genauigkeit beim Lochen. Sie zeigt auf die Mitte des Dokuments und gibt an, wo der Locher anzusetzen ist.
Fußzeile
Die Fußzeile enthält zusätzliche (verpflichtende) Angaben zum Unternehmen, wie beispielsweise Sitz der Gesellschaft, Geschäftsführer und Handelsregisternummer.
Geschäftsbriefe und Vorlagen in der Praxis – eine Bestandsaufnahme
Geschäftsbriefe sind essenziell für die Außendarstellung von Unternehmen und Organisationen. Die Erstellung einer professionellen Geschäftsbriefvorlage mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder OpenOffice erfordert Expertenkenntnisse, die in der Praxis oftmals nicht im erforderlichen Maße vorhanden sind. Neben der Außenwirkung, die von Geschäftsbriefen ausgeht, ist die Handhabung und Verwaltung der geschäftlichen Korrespondenz ein weiteres Thema mit erheblichem Verbesserungspotenzial. Pauschal lässt sich feststellen: Je mehr Mitarbeiter Briefe schreiben, desto mehr Einsparpotenzial ist aufgrund der daraus resultierenden Probleme vorhanden.
Ein zentraler Briefkopf für alle Geschäftsbriefe
Ein zentraler Briefkopf für alle Mitarbeiter ist wünschenswert. Denn alle Geschäftsbriefe – unabhängig von der Abteilung – sollten die Unternehmensidentität widerspiegeln.
Der Wunschgedanke
Ein Experte erstellt eine Wordvorlage für den offiziellen Geschäftsbrief. Diese Vorlage wird an zentraler Stelle auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Mitarbeiter, die einen Geschäftsbrief schreiben wollen, bedienen sich dieser Vorlage. Die Word-Datei wird kopiert, angepasst, lokal gespeichert, ausgedruckt und versendet.
Die Praxis
Viele, gerade kleinere Unternehmen scheitern bereits an der Einrichtung eines Netzlaufwerks. Die Verteilung der Vorlage muss dann über ein anderes Medium geschehen, beispielsweise via E-Mail oder einem anderen Datenspeicher wie einem USB-Stick. Doch auch die Verteilung über ein Netzlaufwerk bringt eine ganze Reihe von Problemen mit sich.
Geschäftsbrief-Problem 1: „Briefkopfänderungen"
Genau wie jede andere Anpassung, die am Briefkopf vorgenommen werden muss, erfordert eine Adressänderung eine zentrale Änderung. Doch die in der Zwischenzeit erstellten Briefe sind alles andere als zentral erfasst. Sie liegen auf den Rechnern der einzelnen Mitarbeiter.
In der Theorie reicht die Anpassung der zentralen Briefvorlage mit der Dienstanweisung aus, ab sofort nur noch diese Vorlage zu nutzen. Doch wie kann sichergestellt werden, dass nicht doch die lokal gespeicherten Briefe durch Öffnen → Speichern unter als Vorlagen verwendet werden? Zumal Mitarbeiter und Abteilungen in der Zwischenzeit sicherlich granularere Vorlagen für ihre Prozesse erstellt haben werden.
Jegliche Änderung – sei es die des Logos, die der Adresse oder die einer Telefonnummer – resultiert in dem Problem, unternehmensweit eine Vielzahl von durch Kopieren-Speichern entstandenen Vorlagen anpassen zu müssen.
Geschäftsbrief-Problem 2: „Vorlagen"
Eine zentrale Briefkopfvorlage ist schön und gut, doch in der Praxis wird weit mehr als nur eine Vorlage benötigt. So wie jede Abteilung unterschiedliche Prozesse hat, benötigt sie auch inhaltlich angepasste Geschäftsbrief-Vorlagen. So macht es in jedem Fall Sinn, Vorlagen für wiederkehrende Geschäftsbriefe zu erstellen – eine Vorlage zur Auftragsbestätigung ist ebenso sinnvoll wie ein sich monatlich wiederholendes Anschreiben für das Finanzamt.
Die Erstellung dieser Vorlagen geschieht jedoch innerhalb der Abteilungen, und so steht man vor dem gleichen Problem wie eingangs mit der allgemeinen Briefkopfvorlage: Wo und wie stelle ich diese Vorlage zur Verfügung? Innerhalb von Abteilungen reicht es oftmals, diese Vorlage bei dem für diesen Prozess zuständigen Mitarbeiter abzulegen. Dies funktioniert auch vorerst zufriedenstellend – bis der Mitarbeiter im Urlaub ist, gekündigt hat oder die Festplatte seines Rechners einen Defekt erleidet.
Darüber hinaus ist dieses Problem unternehmensweit vorhanden. Es entstehen Insellösungen, und keine Abteilung weiß, welche Vorlage eine andere Abteilung bereits erstellt hat und einsetzt. So kann es passieren, dass die eine Auftragsbestätigung rechtlich konform und tadellos ist, während die andere formale Fehler enthält. Zusammenfassend lässt sich dieses Problem auf eine grundlegende Modellbeschaffenheit zurückführen: Es existiert keine zentrale Sicht auf die Daten.