Der DIN 5008 Geschäftsbrief
Der perfekte DIN 5008 Brief als Vorlage Ihrer Geschäftsdokumente – Norm und Anforderungen erklärt.
Vom „Deutschen Institut für Normung" (DIN) wurden im allgemeinen Interesse Normen entwickelt, die die Korrespondenz in Deutschland und darüber hinaus eindeutig und zweckmäßig strukturieren. Dessen ungeachtet stellt die DIN-Norm kein Gesetz dar, sondern sie ist lediglich eine Empfehlung. Die Regelung kann als Sammlung von Ratschlägen verstanden werden, die der Orientierung dienen – diese Richtlinie kommt insbesondere bei Geschäftsbriefen zum Einsatz, aber auch beim Briefverkehr zwischen Privatpersonen. Normen vereinheitlichen und gewährleisten Kompatibilität.
Der DIN 5008 Geschäftsbrief
Unter der Definition Geschäftsbrief werden alle schriftlichen Formen (Brief, E-Mail, SMS, Fax usw.) verstanden, die von einer Firma versendet werden und sich auf einen geschäftlichen Vorgang beziehen, unabhängig von dem Medium. Wer mit Geschäftskorrespondenz zu tun hat, befindet sich in der Regel in einem kaufmännischen Geschäftsverhältnis mit anderen Unternehmen.
Um Erfolg mit der Firma zu haben, sollte immer ein guter Eindruck beim potenziellen Vertragspartner hinterlassen werden. Dementsprechend ist der Look eines Briefs sehr wichtig – ein Geschäftsbrief kann nur als solcher bezeichnet werden, wenn auch das Layout entsprechend gestaltet ist. Geschäftsschreiben haben einen erheblichen Effekt auf den Leser und können diesen stark beeinflussen, da sie oftmals das Erste sind, was der Kunde vom Unternehmen wahrnimmt.
Trotz der modernen Medien und den daraus resultierenden Möglichkeiten wie Telefonie, Fax, SMS und E-Mail gehören Geschäftsbriefe heutzutage weiterhin zum Unternehmensalltag. Briefe bilden den Hauptbestandteil der Geschäftsabwicklung (Angebot, Rechnung, Mahnung usw.) ab.
Drei Grundregeln zu einem Geschäftsbrief
- Gut strukturierter und übersichtlicher Aufbau eines Briefs
- Fokus auf das Wesentliche – relevante Punkte ansprechen
- Klare und verständliche Formulierung – Vermeidung von Schachtelsätzen
Der DIN 5008 Brief – der deutsche Industriestandard
Nachstehende drei Normen sind immer im Zusammenhang zu betrachten:
- DIN 5008 Die Norm 5008 definiert die Optik von Briefen, Informationen zum Absender und Empfänger (Briefkopf), Anrede und Briefende (Fußzeile) sowie Aufzählungen, Hervorhebungen, Zahlen usw. (Schreibregeln und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung). Ziel dabei ist die einheitliche Gestaltung der Geschäftsbriefe.
- DIN 676 Die Norm 676 determiniert die einheitlichen Maße für Vordrucke. Somit stellt sie die Grundlage für das Layout von Briefen dar, da sie beispielsweise sowohl das Anschriftenfeld als auch die Position der Falzmarken bestimmt. Die Intention ist es, den Brief ordentlich gefalzt und gelocht in Fensterbriefumschlägen verschicken zu können.
- DIN 680 Die Norm 680 präzisiert die festgeschriebenen Maße für Briefhüllen (Briefumschlag und Brieftasche). Ziel dabei ist es, dass jedes Dokument auch genau in den dafür vorgesehenen Briefumschlag passt.
Die Veröffentlichung der neuen Norm DIN 5008 wurde im April 2011 realisiert. Die bestehende Norm DIN 676, entwickelt für Geschäftsbriefe, wurde mit in den DIN 5008 Standard integriert.
Folgende Faktoren wurden zusätzlich in die neue Norm DIN 5008 einbezogen:
- Integration DIN 676 (Vordrucke für Geschäftsdokumente)
- Einbindung von Abbildungen / Grafiken und Diagrammen in Dokumente
- Regelung zur Gestaltung längerer Fließtexte
- Anschriftenfeld mit integriertem Angabefeld für Rücksendungen (Rücksendeoption)
- Integration von werbenden Elementen im Geschäftsschreiben
Gründe für DIN 5008 Briefe
Die Norm definiert nicht, was zu schreiben ist, sondern wie ein Brief zu schreiben ist. In anderen Worten geht es nicht um die Formulierung, sondern um die Formatierung der Geschäftsbriefe. Die Begründung dafür lautet wie folgt: Die Geschäftskorrespondenz ist das Aushängeschild des Unternehmens und muss daher leserfreundlich, zweckmäßig, strukturiert und übersichtlich gestaltet sein.
Vereinfachung der Geschäftskorrespondenz
Die Orientierung an diesem Prinzip erleichtert die Erstellung der Geschäftsbriefe – alle Bestandteile eines Briefs werden durch die Normen vorgegeben. Dies spart Zeit und reduziert Fehler bei der Erstellung neuer Dokumente erheblich.
Corporate Identity
Nutzt ein Unternehmen innerhalb aller Abteilungen DIN 5008 normierte Briefe, kann ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen (CI = Corporate Identity) gewährleistet werden. Dies ist wichtig für die Akzeptanz und Wiedererkennung des Unternehmens bei Kunden, Partnern und Behörden.
Leserfreundlichkeit
Ein gut strukturierter Brief, der der DIN 5008 Norm entspricht, garantiert eine gute Lesbarkeit aufgrund der guten Übersicht und verursacht Sympathie beim Leser. Umgekehrt kann ein unstrukturiertes Dokument, das jeder Norm widerspricht, beim Empfänger eine potenzielle Geschäftsbeziehung belasten bzw. komplett unterbinden. Die Nutzung entsprechender Vorschriften in der Geschäftskorrespondenz ist demzufolge zweckmäßig.