Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung – sie muss gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben enthalten, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlende Angaben können kostspielige Korrekturen und im schlimmsten Fall die Ablehnung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt nach sich ziehen.
Rechtsgrundlage: § 14 UStG
Die Pflichtangaben für Rechnungen regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Wer als Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, ist bei Umsätzen gegenüber anderen Unternehmern oder juristischen Personen des öffentlichen Rechts grundsätzlich verpflichtet, eine Rechnung mit allen Pflichtangaben auszustellen.
Die Pflichtangaben im Überblick
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungssteller)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsempfänger)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutig und einmalig
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Lieferdatum oder Leistungszeitraum) – auch wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist
- Nettobetrag je Steuersatz oder je Steuerbefreiung
- Anzuwendender Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 % bei Steuerbefreiung) sowie Steuerbetrag in Euro
- Rechnungsbetrag brutto (Gesamtbetrag inkl. MwSt.)
Besonderheiten bei der Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das bedeutet nicht, dass sie zwingend numerisch aufsteigend sein muss – alphanumerische Systeme wie „RE-2026-0001" sind erlaubt. Wichtig ist, dass keine Lücken entstehen und jede Nummer genau einmal vergeben wird. Das Finanzamt kann bei Prüfungen Lücken im Nummernkreis als Indiz für fehlende Rechnungen werten.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (brutto) gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Hier genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz
Eine Rechnungsnummer und die Angaben zum Leistungsempfänger sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich. Typische Anwendungsfälle sind Kassenbons und einfache Quittungen.
Steuerfreie Umsätze
Wenn eine Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist (z. B. ärztliche Leistungen, Vermietung), muss die Rechnung statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten, z. B. „Steuerfreie Leistung gem. § 4 Nr. 14 UStG".
Gutschriften als Abrechnungsdokument
Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (z. B. bei Provisionsabrechnungen), spricht man umsatzsteuerrechtlich von einer Gutschrift. Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift" bezeichnet sein – andernfalls schuldet der Aussteller die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG. Gemeint ist hier die steuerrechtliche Gutschrift, nicht die kaufmännische Gutschrift zur Korrektur einer Rechnung.
Aufbewahrungspflicht
Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Elektronische Rechnungen sind zulässig, müssen aber die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten – z. B. durch qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren.
