Eine Mahnung erinnert den Schuldner freundlich, aber bestimmt an eine offene Forderung. Wer die Stufen einer Mahnung kennt und den richtigen Ton trifft, erhöht die Erfolgsquote erheblich – und vermeidet unnötige Kosten vor dem Gericht oder beim Inkassobüro.
Wann ist eine Mahnung rechtlich notwendig?
Nach deutschem Recht kommt ein Schuldner grundsätzlich in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt. Liegt ein konkretes Zahlungsziel in der Rechnung (z. B. „zahlbar bis 30. Oktober 2026"), tritt Verzug nach Ablauf dieser Frist automatisch ein – eine Mahnung ist dann nach § 286 Abs. 2 BGB nicht erforderlich. Fehlt ein Zahlungsziel, setzt erst die Mahnung die Verzugsuhr in Gang.
Die drei Mahnstufen
In der Praxis haben sich drei Stufen etabliert:
- Stufe 1 – Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Mahngebühr, Frist 7–14 Tage. Geeignet für langjährige Kunden oder erkennbare Versehen.
- Stufe 2 – Erste Mahnung: bestimmt, mit kleiner Mahngebühr (5–10 €) oder Hinweis auf Verzugszinsen, Frist 7–10 Tage.
- Stufe 3 – Letzte Mahnung: formell, mit Ankündigung des Inkassos oder des gerichtlichen Mahnverfahrens, Frist 5–7 Tage.
Eine gesetzliche Pflicht zu genau drei Stufen besteht nicht. Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um den Verzug zu begründen.
Was gehört in jede Mahnung?
Unabhängig von der Stufe muss jede Mahnung folgende Angaben enthalten:
- Vollständige Absender- und Empfängerangaben
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der offenen Rechnung
- Offener Betrag (ggf. aufgeteilt nach Netto, MwSt., Gesamtbetrag)
- Neue Zahlungsfrist als konkretes Datum (nicht „innerhalb von 10 Tagen")
- Kontoverbindung (IBAN und BIC)
- Hinweis auf Folgen bei Nichtzahlung (ab Stufe 2)
Formulierungsbeispiele
Zahlungserinnerung (Stufe 1):
„Unsere Rechnung Nr. 2026-0342 vom 1. Oktober 2026 über 850,00 € ist bisher nicht bei uns eingegangen. Möglicherweise hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt. Falls nicht, bitten wir Sie, den Betrag bis zum 27. Oktober 2026 auf unser Konto zu überweisen."
Erste Mahnung (Stufe 2):
„Wir haben Ihnen bereits am 13. Oktober 2026 an die offene Rechnung Nr. 2026-0342 erinnert. Leider steht die Zahlung von 850,00 € noch aus. Wir fordern Sie auf, den Betrag zuzüglich einer Mahngebühr von 5,00 € bis zum 3. November 2026 zu überweisen."
Letzte Mahnung (Stufe 3):
„Dies ist unsere letzte Mahnung. Sofern der Betrag von 855,00 € nicht bis zum 10. November 2026 eingegangen ist, werden wir die Forderung einem Inkassounternehmen übergeben bzw. ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten."
Ton und Stil
Auch in der letzten Mahnung bleibt der Ton sachlich. Vorwürfe, persönliche Angriffe oder übertriebene Formulierungen schwächen die eigene Position und verschlechtern die Chancen auf eine außergerichtliche Einigung. Das Ziel ist Zahlung, kein Konflikt.
Verzugszinsen
Bei Verzug kann der Gläubiger Verzugszinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt bei Verbrauchergeschäften 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB), bei Geschäften zwischen Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank regelmäßig.
Mahnverfahren als nächster Schritt
Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Reaktion, steht das gerichtliche Mahnverfahren zur Verfügung. Es ist kostengünstig und kann ohne Anwalt beantragt werden. Das zuständige Mahngericht stellt dem Schuldner einen Mahnbescheid zu; legt dieser keinen Widerspruch ein, wird der Bescheid zum vollstreckbaren Titel.
