Interne Schreiben wie Memos und Aktennotizen strukturieren die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Ein einheitliches Format spart Zeit beim Lesen und stellt sicher, dass Informationen vollständig und nachvollziehbar weitergegeben werden – auch dann, wenn der ursprüngliche Absender nicht mehr zur Verfügung steht.
Memo und Aktennotiz: Was ist der Unterschied?
Beide Dokumenttypen ähneln sich im Aufbau, unterscheiden sich aber im Zweck:
- Memo (Memorandum): ein kurzes internes Schreiben, das Informationen, Anweisungen oder Entscheidungen festhält und an eine oder mehrere Personen adressiert ist. Es kann eine Reaktion erfordern oder auch nicht.
- Aktennotiz (Vermerk): ein Dokument zur internen Dokumentation – z. B. das Ergebnis eines Telefongesprächs, einer Besprechung oder eines Kundengesprächs. Sie richtet sich häufig an niemanden direkt, sondern wird in der Akte abgelegt.
Aufbau eines Memos
Ein Memo folgt einem einfachen Schema, das schnelles Lesen ermöglicht:
- An: Empfänger (Name, Abteilung oder Funktion)
- Von: Absender (Name, Abteilung)
- Datum: vollständig, z. B. „20. Oktober 2026"
- Betreff: präzise Kurzformel, die den Inhalt zusammenfasst
- Text: strukturiert in Hintergrund, Sachverhalt, Handlungsbedarf
- Verteiler: (optional) weitere Empfänger, die eine Kopie erhalten
Da Memos intern verwendet werden, entfallen Anrede und Grußformel – sie würden das Dokument unnötig verlängern. Stattdessen beginnt der Text direkt nach dem Betreff.
Aufbau einer Aktennotiz
Die Aktennotiz dokumentiert ein Ereignis oder eine Entscheidung für die spätere Nachvollziehbarkeit. Sie enthält:
- Datum und Uhrzeit des Ereignisses
- Beteiligte Personen (Namen, ggf. Funktionen oder Unternehmen)
- Anlass (z. B. „Telefonat", „Besprechung", „Vor-Ort-Termin")
- Inhalt: Ergebnis, getroffene Vereinbarungen, offene Punkte
- Verfasser und Datum der Erstellung
Telefonnotiz
Die Telefonnotiz ist eine verkürzte Form der Aktennotiz für eingehende Anrufe. Eine einfache Vorlage enthält:
- Name und Unternehmen des Anrufers
- Datum und Uhrzeit des Anrufs
- Inhalt der Nachricht oder des Anliegens
- Hinweis, ob ein Rückruf gewünscht ist (ja/nein) und bis wann
- Name der Person, die den Anruf entgegengenommen hat
Kurz oder ausführlich?
Die Länge des Memos richtet sich nach dem Anlass. Für eine einfache Information reichen drei bis fünf Sätze. Ausführlichere Memos – etwa für Entscheidungsvorlagen oder Berichte – dürfen länger sein, sollten aber mit einer Zusammenfassung beginnen, damit die Führungskraft den Kern sofort erfasst, ohne den ganzen Text lesen zu müssen.
Digitale Memos vs. gedruckte Dokumente
Heute werden Memos überwiegend per E-Mail oder in Collaboration-Tools wie Teams oder Slack verteilt. Dennoch ist die strukturierte Vorlage sinnvoll: Sie erzwingt, dass Absender und Empfänger klar benannt sind und der Betreff präzise formuliert wird – Eigenschaften, die in informellen Chat-Nachrichten oft fehlen und zu Missverständnissen führen.
Für Vorgänge mit rechtlicher oder vertragsrelevanter Bedeutung empfiehlt sich weiterhin die schriftliche Aktennotiz im PDF-Format mit Versionierung, da Chat-Protokolle je nach System gelöscht werden können.
