Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 folgt einem klar definierten Aufbau. Absenderangaben, Empfängerfeld, Datum, Betreff, Anrede, Brieftext und Grußformel haben jeweils ihren festen Platz – dieses Schema erleichtert die Kommunikation und schafft ein professionelles Erscheinungsbild, das der Empfänger sofort einordnen kann.
1. Briefkopf
Der Briefkopf steht ganz oben auf der Seite und enthält die Angaben des Absenders: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Telefon und gegebenenfalls E-Mail oder Website. Bei Briefpapier ist der Briefkopf häufig vorgedruckt. Pflicht ist er nicht, aber ohne ihn weiß der Empfänger nicht, von wem der Brief stammt.
Wird kein vorgedrucktes Briefpapier verwendet, beginnt der Absender linksbündig im oberen Bereich des Blattes. Firmen sind außerdem verpflichtet, auf Geschäftsbriefen Pflichtangaben nach §37a HGB zu führen (Sitz der Gesellschaft, Registergericht, Registernummer, Geschäftsführer).
2. Anschriftenfeld
Das Anschriftenfeld ist das Herzstück des Briefs – es muss so positioniert sein, dass es bei gefalteten Briefen durch das Kuvertfenster sichtbar ist. Nach DIN 5008 beginnt es bei 27 mm vom oberen Rand und ist 40 mm hoch. Es umfasst:
- Zeile 1: Rücksendeangabe (klein, z. B. „schnippbrief.de · Musterstraße 1 · 10115 Berlin")
- Zeile 2–3: Empfängerbezeichnung (Firma oder Name)
- Zeile 4–5: Straße und Hausnummer
- Zeile 6: Postleitzahl und Ort
- Bei Auslandsbriefen: Zeile 7 = Land in Großbuchstaben
3. Informationsblock
Rechts neben oder unterhalb des Anschriftenfelds steht der Informationsblock mit folgenden optionalen Feldern:
- Ihr Zeichen (Bezugszeichen des Empfängers)
- Unser Zeichen (internes Aktenzeichen)
- Durchwahl oder Ansprechpartner
- Datum (rechtsbündig, vollständig: „11. Oktober 2026")
Das Datum ist das einzige Pflichtfeld im Informationsblock. Alle anderen Angaben sind situationsabhängig – bei einer ersten Kontaktaufnahme entfällt das Bezugszeichen des Empfängers naturgemäß.
4. Betreff
Der Betreff steht nach einer Leerzeile unterhalb des Informationsblocks. Er wird ohne das vorangestellte Wort „Betreff:" gesetzt und in Fettschrift formatiert. Ein guter Betreff fasst den Anlass des Schreibens in einem halben Satz zusammen:
- „Angebot Nr. 2026-147 vom 11.10.2026"
- „Kündigung des Wartungsvertrags zum 31.12.2026"
- „Zahlung ausstehend: Rechnung 2026-0342"
5. Anrede
Nach einer Leerzeile folgt die Anrede. Die Standard-Formulierungen lauten „Sehr geehrte Damen und Herren," (bei unbekanntem Empfänger) oder „Sehr geehrte Frau [Name]," bzw. „Sehr geehrter Herr [Name],". Das Komma nach der Anrede ist korrekt – der Folgesatz beginnt mit einem Kleinbuchstaben.
6. Brieftext
Der Fließtext folgt nach einer Leerzeile. Er gliedert sich in:
- Einleitung: Bezug zum Anlass (Ihr Schreiben vom …, bezugnehmend auf …)
- Hauptteil: eigentliche Aussage, Forderung oder Information
- Schluss: Aufforderung zur Handlung oder freundliche Floskel
Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt, nicht durch Einrückung. Überschriften innerhalb langer Schreiben sind erlaubt, aber in kurzen Standardbriefen nicht üblich.
7. Grußformel und Unterschrift
Nach dem Brieftext folgt nach einer Leerzeile die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen" (oder selten „Freundliche Grüße" im direkten Kontakt). Darunter stehen zwei bis drei Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift, gefolgt vom Namen in Druckschrift. Bei Unternehmen wird häufig der Firmenname vor der Unterschrift wiederholt.
8. Anlagen- und Verteilvermerk
Wenn dem Brief Unterlagen beigefügt sind, steht nach der Unterschrift der Vermerk „Anlage" oder „Anlagen" – ohne Doppelpunkt, linksbündig. Soll der Brief an weitere Personen verteilt werden, folgt „Verteiler:" mit einer Liste der weiteren Empfänger.
Mehr zu den rechtlichen Anforderungen an schriftliche Erklärungen findet sich in § 126 BGB (Schriftform).
