Briefpapier ist die Visitenkarte eines Unternehmens im Schriftverkehr. Ein durchdachtes Design verbindet die strengen Vorgaben der DIN 5008 mit der Corporate Identity – und hinterlässt beim Empfänger einen bleibenden Eindruck, noch bevor er den ersten Satz gelesen hat.
Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Neben den gestalterischen Wünschen gibt es verbindliche rechtliche Anforderungen. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) regelt § 37a HGB, welche Angaben auf allen Geschäftsbriefen stehen müssen:
- Firma (vollständige Firmenbezeichnung mit Rechtsformzusatz, z. B. „Mustermann GmbH")
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Alle Geschäftsführer (bei GmbH) oder Vorstandsmitglieder (bei AG)
- Bei GmbH zusätzlich: Vorsitzender des Aufsichtsrats (falls vorhanden)
Diese Angaben gehören in die Fußzeile des Briefpapiers, damit sie den Fließtext nicht stören.
Briefkopf: Was gehört hinein?
Der Briefkopf enthält die für den Empfänger sofort sichtbaren Absenderinformationen:
- Logo des Unternehmens
- Firmenname
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
- Telefon (ohne Durchwahl, sofern zentral erreichbar)
- Website und/oder E-Mail-Adresse
Das Anschriftenfeld nach DIN 5008 beginnt bei 27 mm vom oberen Seitenrand. Der Briefkopf darf diese Zone nicht überlagern, sonst passt die Adresse nicht ins Kuvertfenster.
Farbe, Schrift und Logo
Das Corporate Design eines Unternehmens definiert Farben, Schriften und Logonutzung. Beim Briefpapier gelten einige Einschränkungen, die im Druck und am Bildschirm beachtet werden sollten:
- Farbe: Kräftige Farbtöne im Briefkopf sind erlaubt, dürfen aber nicht in den Bereich des Anschriftenfelds reichen, da Kuvertfenster aus bedrucktem Papier unleserlich werden können.
- Schriften: Für den Fließtext empfiehlt DIN 5008 gut lesbare Schriften. Kreative Displayschriften im Briefkopf sind akzeptabel, sofern Firmenname und Adresse lesbar bleiben.
- Logo: Das Logo gehört in den Briefkopf, idealerweise oben links oder oben rechts. Es darf nicht so groß sein, dass es die Nutzfläche des Briefs einschränkt.
Fußzeile: Pflichtangaben platzieren
Die Pflichtangaben nach HGB platziert man in der Fußzeile, horizontal in einer oder zwei Zeilen:
„Mustermann GmbH · Sitz: Berlin · Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, HRB 123456 · Geschäftsführer: Max Mustermann · USt-IdNr.: DE123456789 · IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90 · BIC: MUSTDE12"
Die Schriftgröße der Fußzeile darf auf 8 Punkt reduziert werden, muss aber noch lesbar sein.
Digitales Briefpapier in Word und PDF
Für den täglichen Einsatz wird Briefpapier als Word-Vorlage (.dotx) oder als PDF-Formular hinterlegt. Eine Word-Vorlage hat den Vorteil, dass Mitarbeitende direkt in der gewohnten Umgebung schreiben können. Wichtig ist, den Briefkopf und die Fußzeile in Kopf- und Fußzeilenbereiche von Word zu legen, damit sie beim Tippen nicht verschoben werden.
Nachhaltigkeit und Druck
Wer Briefpapier drucken lässt, sollte auf FSC-zertifiziertes Papier achten. Das 80-g/m²-Papier ist der Standard für Geschäftsbriefe und funktioniert zuverlässig in allen gängigen Laserdruckern und Tintenstrahldruckern. Schwereres Papier (90–120 g/m²) vermittelt mehr Wertigkeit bei repräsentativer Korrespondenz.
