Die professionelle Vorlage für den Geschäftsbrief

Geschäftsbriefe repräsentieren Unternehmen und sind ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Aussendarstellung. Hierzulande existiert eine Norm, die ein Regelwerk zum optischen Erscheinungsbild eines Geschäftsbriefes definiert. Dieses Regelwerk ist in der DIN 5008 erfasst und umfasst Abstände, Optik, Informationen zum Absender und Empfänger, Anrede und Briefende (Fußzeile) sowie Schreibregeln und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Geschäftsbriefe sollten sich unbedingt an dieses Regelwerk halten.

Beispiel Geschäftsbrief nach DIN 5008

Folgender Geschäftsbrief wurde nach dem Regelwerk der DIN 5008 erstellt. Ein Beispiel-PDF kann hier heruntergeladen werden.

Absenderadresse

Absenderadresse und Briefkopf werden zentral verwaltet und sind für alle Briefe und Vorlagen gültig. Änderungen sind so in wenigen Minuten unternehmensweit aktiv.

Bezugszeile

Die Bezugszeile wird 8,4 mm unterhalb des Anschriftfelds gesetzt und enthält wichtige Angaben zum Vorgang. Auch gilt es, die Reihenfolge (von links nach rechts) bei den sogenannten Leitwörtern (Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen und „Datum“) einzuhalten.

Falzmarken

Die Falzmarken sind eine Hilfsmarkierung zum korrekten Falten des Briefes. Dabei wird der untere Teil so heraufgefaltet, dass die Blattunterkante auf die obere Marke trifft, dann wird an dieser Stelle noch einmal gefaltet. Das so gefaltete Schreiben ist 105 mm hoch, sodass es genau in einen DL-Briefumschlag passt.

Lochmarken

Die Lochmarke dient der Genauigkeit beim Lochen. Sie zeigt auf die Mitte des Dokuments und gibt an wo der Locher anzusetzen ist.

Fusszeile

Die Fusszeile enthält zusätzliche (verplichtende) Angaben zum Unternehmen, wie bspw. Sitz der Gesellschaft, Geschäftsführer und Handelsregisternummer.

Muster & Vorlage für Geschäftsbrief zum Download

Geschäftsbriefe und Vorlagen in der Praxis - eine Bestandsaufnahme

Geschäftsbriefe sind essentiell für die Aussendarstellung von Unternehmen und Organisationen. Die Erstellung einer professionellen Geschäfstbriefvorlage mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Open-Office erfordert Expertenkenntnisse, die in der Praxis oftmals nicht im erforderlichen Maße vorhanden sind. Neben der Außenwirkung, die von Geschäftsbriefen ausgeht, ist die Handhabung und Verwaltung der geschäftlichen Korrespondenz ein weiteres Thema mit erheblichem Verbesserungspotential. Pauschal lässt sich feststellen: je mehr Mitarbeiter Briefe schreiben, desto mehr Einsparpotential ist aufgrund der daraus resultierenden Probleme vorhanden.

Ein zentraler Briefkopf für alle Geschäftsbriefe

Idee: Ein zentraler Briefkopf für alle Mitarbeiter ist wünschenswert. Denn alle Geschäftsbriefe unabhängig von der Abteilung sollten die Unternehmens-Identität wiederspiegeln.

Der Wunschgedanke: Ein Experte erstellt eine Wordvorlage für den offiziellen Geschäftsbrief. Dieser Vorlage wird an zentraler Stelle auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Mitarbeiter die einen Gschäftsbrief schreiben wollen, bedienen sich dieser Vorlage. Die Word-Datei wird kopiert, angepasst, lokal gespeichert, ausgedruckt und versendet.

Die Praxis: Viele, gerade kleinere Unternehmen scheitern bereits an der Einrichtung eines Netzlaufwerks. Die Verteilung der Vorlage muss dann über ein anderes Medium geschehen, bspw. via Email oder einem anderen Datenspeicher wie einem USB-Stick. Doch auch die Verteilung über ein Netzlaufwerk bringt eine ganze Reihe von Problemen mit sich:

Geschäfstbrief-Problem 1 "Briefkopfänderungen"

Genau wie jede andere Anpassung die am Briefkopf vorgenommen werden muss, erfodert eine Adressänderung eine zentrale Änderung. Doch die in der Zwischenzeit erstellten Briefe sind alles andere als zental erfasst. Sie liegen auf den Rechner der einzelnen Mitarbeiter. In der Theorie reicht die Anpassung der zentralen Briefvorlage mit der Dienstanweisung ab sofort nur mehr diese Vorlage zu nutzen. Doch wie kann sichergestellt werden, dass nicht doch die lokal gespeicherten Briefe durch öffnen->speichern unter als Vorlagen verwendet werden? Zumal Mitarbeiter und Abteilungen in der Zwischenzeit sicherlich granularere Vorlagen für ihre Prozesse erstellt haben werden. Jedgliche Änderung, sei es die des Logos, die der Adresse oder die einer Telefonnummer resultiert in dem Problem unternehmensweit eine Vielzahl von durch Kopieren-Speichern entstandene Vorlagen anpassen zu müssen.

Geschäftsbrief-Problem 2 "Vorlagen"

Eine zentrale Briefkopfvorlage ist schön und gut, doch in der Praxis wird weit mehr als nur eine Vorlage benötigt. So wie jede Abteilung unterschiedliche Prozesse hat, benötigt Sie auch inhaltlich angepasste Geschäftsbrief-Vorlagen. So macht es in jedem Fall Sinn Vorlagen für wiederkehrende Geschäftsbriefe zu erstellen. So ist eine Vorlage zur Auftragsbestätigung ebenso sinnvoll wie ein sich monatlich wiederholendes Anschreiben für das Finanzamt. Die Erstellung dieser Vorlagen geschieht jedoch innerhalb der Abteilungen und so steht man vor dem gleichen Problem wie eingangs mit der allgemeinen Briefkopfvorlage. Wo und wie stelle ich diese Vorlage zu Verfügung? Innherhalb von Abteilungen reicht es oftmals diese Vorlage bei dem für diesen Prozess zuständigen Mitarbeiter abzulegen. Dies funktioniert auch vorerst zufriedenstellend bis der Mitarbeiter im Urlaub ist, gekündigt hat oder die Festplatte seines Rechners einen Defekt erleidet. Darüber hinaus ist diess Problem unternehmensweit vorhanden. Es entstehen Insellösungen und keine Abteilung weiss, welche Vorlage eine andere Abteilung bereits erstellt hat und einsetzt. So kann es passieren, dass die eine Auftragsbestätigung rechtlich konform und tadellos ist, während die andere Auftragsbestätigung formale Fehler enthält. Zusammenfassend lässt sich dieses Problem auf eine grundlegende Modellbeschaffenheit zurückführen: es existiert keine zentrale Sicht auf die Daten.