Der perfekte DIN 5008 Brief als Vorlage Ihrer Geschäftsdokumente

Der “Deutsche” ist bekannt dafür strikt nach Regeln und Vorschriften zu leben, genau diese Eigenschaft hat uns weltweit ein positives Image gebracht. Vom “Deutschen Institut für Normung” (DIN) wurden im allgemeinen Interesse Normen entwickelt, die die Korrespondenz in Deutschland und darüber hinaus eindeutig und zweckmäßig strukturieren. Dessen ungeachtet stellt die DIN Norm kein Gesetz dar, sondern sie ist lediglich eine Empfehlung. Die Regelung kann als Sammlung von Ratschlägen verstanden werden, die der Orientierung dienen - diese Richtlinie kommt insbesondere bei Geschäftsbriefen zum Einsatz, aber auch beim Briefverkehr zwischen Privatpersonen. Normen vereinheitlichen und gewährleisten Kompatibilität.

Der DIN 5008 Geschäftsbrief

Unter der DefinitionGeschäftsbrief werden alle schriftlichen Formen (Brief, E-Mail, SMS, Fax usw.) verstanden, die von einer Firma versendet werden und sich auf einen geschäftlichen Vorgang beziehen, unabhängig von dem Medium. Wer mit Geschäftskorrespondenz zu tun hat befindet sich in der Regel in einem kaufmännischen Geschäftsverhältnis mit anderen Unternehmen. Um Erfolg mit der Firma zu haben, sollte immer ein guter Eindruck beim potenziellen Vertragspartner hinterlassen werden. Dementsprechend ist der Look eines Briefs sehr wichtig - ein Geschäftsbrief kann nur als solcher bezeichnet werden, wenn auch das Layout entsprechend gestaltet ist! Geschäftsschreiben haben einen erheblichen Effekt auf den Leser und können diesen stark beeinflussen, da sie oftmals das Erste sind was der Kunde vom Unternehmen wahrnimmt.

Trotz der modernen Medien und den daraus resultierenden Möglichkeiten wie Telefonie, Fax, SMS und E-Mail gehören Geschäftsbriefe heutzutage weiterhin zum Unternehmensalltag. Briefe bilden den Hauptbestandteil der Geschäftsabwicklung (Angebot, Rechnung, Mahnung usw.) ab.

Drei Grundregeln zu einem Geschäftsbrief:

  • Gut strukturierter und übersichtlicher Aufbau eines Briefs

  • Fokus auf das Wesentliche – relevante Punkte ansprechen

  • Klare und verständliche Formulierung – Vermeidung von Schachtelsätzen

Der DIN 5008 Brief - der deutsche Industriestandard

Nachstehende drei Normen sind immer im Zusammenhang zu betrachten:

DIN 5008: Die Norm 5008 definiert die Optik von Briefen, Informationen zum Absender und Empfänger (Briefkopf), Anrede und Briefende (Fußzeile) sowie Aufzählungen, Hervorhebungen, Zahlen usw. (Schreibregeln und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung). Ziel dabei ist die einheitliche Gestaltung der Geschäftsbriefe.

DIN 676: Die Norm 676 determiniert die einheitlichen Maße für Vordrucke. Somit stellt sie die Grundlage für das Layout von Briefen dar, da sie bspw. sowohl das Anschriftenfeld als auch die Position der Falzmarken bestimmt. Die Intention ist es den Brief ordentlich gefalzt und gelocht in Fensterbriefumschlägen verschicken zu können.

DIN 680: Die Norm 680 präzisiert die festgeschriebenen Maße für Briefhüllen (Briefumschlag und Brieftasche). Ziel dabei ist es, dass jedes Dokument auch genau in den dafür vorgesehenen Briefumschlag passt.

Die Veröffentlichung der neuen Norm DIN 5008 wurde im April 2011 realisiert. Die bestehende Norm DIN 676, entwickelt für Geschäftsbriefe, wurde mit in den DIN 5008 Standard integriert.

Folgende Faktoren wurden zusätzlich in die neue Norm DIN 5008 mit einbezogen:

  • Integration DIN 676 (Vordrucke für Geschäftsdokumente)

  • Einbindung von Abbildungen / Grafiken und Diagrammen in Dokumente

  • Regelung zur Gestaltung längerer Fließtexte

  • Anschriftenfeld mit integriertem Angabefeld für Rücksendungen (Rücksendeoption)

  • Integration von werbeneden Elementen im Geschäftsschreiben

Gründe für DIN 5008 Briefe

Die Norm definiert nicht was zu schreiben ist, sondern wie ein Brief zu schreiben ist. In anderen Worten geht es nicht um die Formulierung, sondern um die Formatierung der Geschäftsbriefe. Die Begründung dafür lautet wie folgt: Die Geschäftskorrespondenz ist das Aushängeschild des Unternehmens und muss daher leserfreundlich, zweckmäßig, strukturiert und übersichtlich gestaltet sein.

  • Vereinfachung der Geschäftskorrespondenz: Die Orientierung an diesem Prinzip erleichtert die Erstellung der Geschäftsbriefe, alle Bestandteile eines Briefs werden durch die Normen vorgegeben.

  • Corporate Identity: Nutzt ein Unternehmen innerhalb aller Abteilungen DIN 5008 normierte Briefe kann ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen (CI = Corporate Identity) gewährleistet werden. Dies ist wichtig für die Akzeptanz und Wiederkennung des Unternehmens.

  • Leserfreundlichkeit: Ein gut strukturierter Brief, der der DIN 5008 Norm entspricht garantiert eine gute Lesbarkeit aufgrund der guten Übersicht und verursacht Sympathie beim Leser. Umgekehrt kann ein unstrukturiertes Dokument, das jeder Norm widerspricht beim Empfänger eine potenzielle Geschäftsbeziehung belasten bzw. komplett unterbinden. Die Nutzung entsprechender Vorschriften in der Geschäftskorrespondenz ist demzufolge zweckmäßig.

  • Verarbeitung: Durch die Standardisierung der Daten aller Briefe im Geschäftsverkehr können diese deutlich einfacher verarbeitet werden und machen einen höheren Automatisierungsgrad in der Datenverarbeitung möglich.

  • Professionalität: Ein professonell gestalteter Brief nach DIN 5008 fällt auf! Er vermittelt einen guten Eindruck vom eigenen Unternehmen. Durch einen professionellen Schriftverkehr steigern Sie die Akzeptanz und das Image Ihres Unternehmens.

Bestandteile eines DIN 5008 Briefs

Die einzelenen Bestandteile eines DIN normierten Geschäfts-schreibens sowie bestimmte Regeln zu Schriftgröße, Abstände, Schreibweise von Zahlen uvm. sind der Muster-Grafik* auf der linken Seite zu entnehmen. Die wesentlichen Formatierungs- und Anwendungsgrundsätze der Korrespondenz im Gewerbe sind nachfolgend nochmals aufgelistet:

  • Seitenränder: Seitenränder werden mit 2,5 cm vom linken Rand und mindestens 1 cm Abstand vom rechten Rand des Briefs angegeben.

  • Anschriftenfeld: Die Norm schreibt vor, dass das Feld für die Anschrift des Empfängers in Geschäftsbriefen 40 mm hoch und 85 mm breit ist. Dies entspricht 9 Zeilen. Zwecks der Vereinfachung der Postzustellung wurde in die neue DIN 5008 Norm ein Feld für die Rücksendeangabe hinzugefügt, welches sich über dem Anschriftenfeld befindet.

  • Schriftarten, -größen und -stile: Laut der Norm DIN 5008 ist es zugunsten der Lesbarkeit sinnvoll im Fließtext keine Schriftart, die kleiner als 10 Punkt ist, zu verwenden. Im Allgemeinen wird als Standard-Schriftgröße in der Textverarbeitung 12 Punkt empfohlen. Ferner sollten keine außergewöhnlichen Schriftarten verwendet werden. Bei Geschäftsbriefen haben sich die Schriften Arial (11), Times (12) und Helvetica (12) bewährt.


*(Quelle: in Anlehnung an KINDERMANN KG)

Nutzen durch den Einsatz von DIN 5008 Briefen / Dokumenten

  • Steigerung der Qualität sämtlicher gewerblicher Briefe.

  • Optimierung der Geschäftkorrespondenz auf eine einheitliche, repräsentative und vor allem Unternehmens-CI konforme Linie.

  • Aufbau eines positiven Images mittels übersichtlich und einheitlich gestalteter Korrespondenz.

  • Schlecht gestaltete Briefe haben oftmals Ablehnung zur Folge, gut strukturierte Dokumente dagegen beeindrucken und verursachen Akzeptanz beim Leser. Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

  • Jeder Geschäftsbrief, der das Unternehmen verlässt ist eine Art Visitenkarte – ein Stück Selbstdarstellung. Anhand des Briefs erhält der Empfänger eine Menge Information zum Unternehmen.

  • Andauernde und insbesondere gute Beziehungen zum Kunden können über Erfolg oder Misserfolg und somit über das wirtschaftliche Bestehen einer Firma entscheiden. Im Zeitalter gesättigter Märkte sollte jede Chance ergriffen werden um einen guten Eindruck zu hinterlassen, dies gilt auch für Geschäftsbriefe.

  • Die Orientierung an der Norm sorgt automatisch für eine stimmige, übersichtliche und lesefreundliche Darstellung Ihrer Briefe und führt somit zu einem positiven Ergebnis bem Leser.

  • Wenig Aufwand - großer Effekt (das Resultat einer einmaligen Anpassung an die DIN 5008 Norm ist ein fachmännisches Layout und ein professioneller Look aller Geschäftsbriefe).

Einsatzgebiete für DIN 5008 Briefe

Grundsätzlich ist der Gebrauch strukturierter Dokumente überall da denkbar, wo Sie einen guten Eindruck hinterlassen wollen. Briefe, die der Norm DIN 5008 entsprechen kommen insbesondere in der gewerblichen Korrespondenz zum Einsatz. Allerdings ist auch die Verwendung durch Privatpersonen alltäglich geworden, sowohl bei einem Bewerbungsschreiben als auch beispielsweise bei einer Kündigung. Moderne Medien wie Telefonie, Email, Fax usw. konkurrieren zwar mit dem Schriftverkehr in Form von Briefen, jedoch haben Briefe weiterhin einen großen Stellenwert in der heutigen Gesellschaft und werden in absehbarer Zeit keineswegs durch diese modernen Medien verdrängt.

So könnte Ihr DIN 5008 Geschäftsbrief aussehen:

Auf der rechten Seite sehen Sie ein Musterbrief erstellt mit Schnippbrief. Schnippbrief ist eine webbasierte Software zur Erstellung von Geschäftsdokumenten. Mit dieser Softwarelösung sind Sie in der Lage nahezu jedes Dokument des Geschäftlebens im jeweiligen Unternehmens-CI zu erstellen.

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Ein kurzes Einführungsvideo finden Sie hier!

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